朝会はプロジェクトにおける最強の課題解決ツールである

プロジェクトの進捗が遅れがちで悩んでいるプロジェクトマネージャーさんに朗報です。

それ、朝会の実施で解決できるかも？

朝会の目的とやり方を学んでいこう！

チーム内の情報流通量と速度がプロジェクトの成否を分ける

上記の表題がこの記事の結論であり、朝会の目的です。

進行のスムーズなプロジェクトというのは、
そうでないプロジェクトと比べてチーム内の情報の流通量と速度が高い傾向にあります。

プロジェクトは団体競技です。

チーム内に情報格差があると、メンバーが力を出す方向やタイミングがまとまらず非効率であることと、
作業の手戻りの発生などで、チームの士気も下がります。

プロジェクトを船の運航に例えてみると分かりやすいと思います。

プロジェクトマネージャーである船長は、辺りを遠くまで見渡せる艦橋に立ち、目的地とルートを決定します。
プロジェクトメンバーであるクルーは、それぞれの持ち場に就き、各々の仕事に専念します。

これで目的地まで何の障害もなく運航できれば良いのですが、中々そうはいきません。
ルート上の障害物や天候の急変、それぞれの持ち場で機器の故障などが発生するでしょう。

このような想定外のことが発生したとき、どれだけ早くチーム内で共有できるかが、
この船の安全な運航のカギになってきます。

これはプロジェクトにおいても同じことが言えるのです。

結成初期のプロジェクトチームのパフォーマンスは低い

プロジェクトチームも、ヒトと同じように成長の段階があります。

教育心理学者のブルース・タックマンが1970年頃に提唱した、「タックマンモデル」が有名です。

項番	成長の段階	概要
１	形成期	メンバーが決まり、目標や課題を共有するが、お互いのことはよく分かっていない時期。
２	混乱期	アプローチや役割を模索するが、メンバー間で価値観や優先順位の違いがぶつかり合う時期。 この時期はリーダーにとってもメンバーにとっても苦しい時期だが、 ここを避けて一足飛びに規範確立期に行くことはできない。 ここを避けていると、いつまで経っても本当のチームにはならない。
３	規範確立期	チームとしての行動規範や役割分担が形成される時期。
４	活動期	チームとして機能し、成果が生み出される時期。

タックマンモデルで今回重要なことは、次の２つです。

このことを予め知っておくことで、
結成初期のプロジェクトチームのアウトプットの低さを、チーム全員で受け入れることができます。
ヒトで言えば思春期や反抗期みたいなもので、ごく普通のことなのですから。

で、どうやって成長していけばいいのさ？という疑問が湧くと思いますが、
答えはコミュニケーションによる相互理解の促進です。近道はありません。

お互いに自己開示し、相手を理解することに努める、これに尽きます。

メンバー間のコミュニケーション量を増やす

横方向（メンバー間）のコミュニケーション量を増やすことも重要です。

次の絵を見てみましょう。

（A）はプロジェクトマネージャーを介してコミュニケーションを取る組織構造になっています。

プロジェクトマネージャーの処理能力に余裕があるうちはこれでも機能しますが、
大抵の場合、プロジェクトマネージャーは各所で起きるトラブルの対応に追われています。

すると、情報の伝達に時間がかかったり、伝言ゲームによる情報の劣化が起きるため、
プロジェクトチームの行動の遅れや、判断ミスに繋がります。

一方で（B）は、メンバー間のコミュニケーションを奨励する組織構造になっています。

前提として「プロジェクトの目的」が、チーム内でしっかり浸透している必要がありますが、
その「目的」に沿って各メンバーが自律的に判断し、物事を進めていけるため、
チームの自立性が高まると共に、メンバーの成長も期待できます。

朝会のやり方とプロジェクトマネージャーの心得

ここまで長々とコミュニケーションの重要性について書いてきたわけですが、
その最適な場が「朝会」というわけです。

ただこの朝会、気を付けるべき点もあります。

＜注意点その１＞結構なコストがかかる

大抵の場合、朝会は毎日実施します。
すると、「参加人数　×　開催時間」のコストが日々発生します。

しかも、プロジェクトの規模が大きくなると、参加人数と開催時間が膨らむ傾向にあります。
プロジェクトマネージャーは、コスト意識をもって議論の交通整理を行う必要があります。

ただ、「無駄話」ができる雰囲気も大切ですので、そこはさじ加減を調整してみてください。

＜注意点その２＞何を言っても許されることを保証する

プロジェクトチームが成長していくためには、メンバーの相互理解が必要だと書きました。
そのためには活発なコミュニケーションが欠かせません。

しかし、「こんなこと言って大丈夫かな・・」という雰囲気があると、
本音の会話がしづらくなるため、結果としてコミュニケーションの量が減退します。

プロジェクトマネージャーは全員の前で、「何を言っても許される」ことを宣言し、それを行動でも示しましょう。

朝会のアジェンダ例

最後に、60分コースの朝会の進め方の例を紹介して終わりにしたいと思います。

上記はあくまで一例で、進め方は自由です。
是非チーム全員で進め方を相談しながら、実践してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

プロジェクトで発生する諸々の課題は大抵話し合いで解決しますし、それが健全です。

「朝会」という場を設けることで、それが勝手に促進されるわけですから、使わない手はありません。

以上、あなたのプロジェクト運営の一助になれば幸いです。

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